Zorg1 ziet dat de digitalisering en blended werken in fysiotherapiepraktijken langzaamaan steeds meer wordt omarmd. Bij de implementatie daarvan is steevast de vraag hoe het zorgproces zo optimaal mogelijk kan worden ingericht om de (administratieve) belasting op de therapeut te verlagen. Hoe kijken de ondersteunende medewerkers van eerstelijns fysiotherapiepraktijken daar nu tegenaan? Dat vroegen we aan Carin den Toom, management assistente bij Fysiotherapie Zilverstad in Schoonhoven.
Hoe kijkt u als management assistent naar de rol van digitalisering binnen een fysiopraktijk?
“Inmiddels ben ik al 13 jaar werkzaam bij Fysiotherapie Zilverstad en ik heb dus nog de tijd van de papieren agenda meegemaakt. Nu is alles gedigitaliseerd. Ik ben er sowieso een voorstander van dat je met je tijd moet meegaan. Als je nu zelfs al bij de kapper online je afspraak in kunt plannen, dan vind ik dat je als fysiotherapiepraktijk die mogelijkheid ook moet aanbieden. Je moet altijd in het belang van de cliënt denken en als digitalisering leidt tot gebruiksgemak, dan moet je erin meegaan.”
“Als je nu zelfs al bij de kapper online je afspraak in kunt plannen, dan vind ik dat je als fysiotherapiepraktijk die mogelijkheid ook moet aanbieden”
“Tijdens de lockdown hebben we ook gezien hoe succesvol een online consult kon zijn. We zagen dat met name bij de kinderfysiotherapeuten, daar werkte het heel goed. Die hadden in die tijd nog steeds een volle agenda. Kinderen vonden het heel leuk om online begeleid te worden. Ik geloof absoluut dat digitalisering in de zorg veel voordeel oplevert, zowel voor de cliënt als de therapeut.”
Op welke manier heeft Fysiotherapie Zilverstad online verweven in de praktijkvoering?
“Naast dat alle werkdocumenten en dossiers nu digitaal zijn, hebben we inmiddels ook de mogelijkheid voor cliënten om online afspraken in te plannen via onze website. Achter de schermen is het dusdanig ingericht dat de cliënt alle informatie krijgt die nodig is om bij de juiste fysiotherapeut een afspraak te kunnen maken. We werken ook met de app van Healthtrain, MijnZorgApp, waarmee afspraakherinneringen worden verstuurd en huiswerkoefeningen worden meegegeven. We werken inmiddels volop met de programma’s van Zorg1 en sinds juli declareren we deze ook. Ook daarin bieden we online consulten aan. In tegenstelling tot de lockdown periode, wordt er tegenwoordig niet op wekelijkse basis gebruikt van gemaakt. Maar dat we het kunnen aanbieden is wel handig, zeker als mensen niet naar de praktijk kunnen komen door onvoorziene omstandigheden.”
“De no-shows zijn veel minder en dat scheelt veel administratietijd”
Heeft dit geleid tot optimalisatie van bepaalde processen?
“Jazeker, we zitten er wel nog middenin. Dus om dat echt goed te beoordelen moeten we nog een paar maanden wachten met evalueren. In mijn ogen zijn de no-shows veel minder. Daar hadden we best veel werk aan. Als mensen niet kwamen opdagen zonder geldige reden, dan kregen ze een nota toegestuurd. Daar zat veel administratietijd in en dan moest je er vervolgens nog een keer achteraan. Het is ook handig dat er al vragenlijsten vooraf naar de cliënt verstuurd kunnen worden, met als gevolg dat de therapeut sneller met de behandeling aan de slag kan.”
Welke voordelen ondervindt u zelf van digitalisering?
“Tijdwinst! Ik werk al heel lang met Intramed. Bij het declaratieproces zijn er zoveel dingen verbeterd dat het heel veel tijdwinst heeft opgeleverd. Alle retourinformatie betreffende de declaraties van zorgverzekeraars heb je nu in één handomdraai voor handen. Er zijn de afgelopen jaren echt heel veel dingen verbeterd. Maar ook de cliënten ondervinden veel voordeel. Ik hoor vaak terug dat ze het appreciëren dat ze een afspraakherinnering krijgen en online hun afspraken kunnen inzien.”
Kun je door digitalisering efficiënter werken en daardoor de kosten drukken?
“Ja, zeker weten; kijk maar naar de voorbeelden die ik net al heb gegeven. Waar ik voorheen misschien wel twee à drie uur bezig was met declareren, gaat het nu aanzienlijk sneller. In het begin moet je even investeren qua tijd om de nieuwe werkwijze onder de knie te krijgen. Maar hoe meer gewend je raakt, hoe vaardiger je erin wordt.”
Van 100% hands-on beroep naar gedeeltelijk ‘hands-online’
Op welke manier draagt digitalisering bij aan het werkplezier?
“Zelf houd ik wel van een uitdaging en als er een nieuwe werkmethode is, vind ik het leuk om daarin te duiken. Een nieuwe manier van werken zal altijd in het begin op een beetje weerstand stuiten. Bij de implementatie voldoet een simpele e-mail met instructies niet. Dan is het toch een kwestie om mensen aan de hand mee te nemen, ze daarin te ondersteunen en het blijven herhalen. Zodra ze de voordelen ervan inzien en zelf ervaren, gaat het als vanzelf en krijg je er ook meer plezier in. Ik geloof dat de fysiotherapie van een 100% hands-on beroep stilaan verandert in een gedeeltelijk hands-on èn gedeeltelijk ‘hands-online’ beroep.”