In gesprek met Hidde Heineman van Actifytaal Utrecht over het werken met de online afsprakenplanner van SpotOnMedics
Zorg1 vindt het belangrijk om kennis met elkaar te delen en dat we binnen de fysiotherapie goede feedback aan elkaar geven, zodat we van elkaar kunnen leren en stappen voorwaarts kunnen zetten. Wij zien tijdens de implementatie bij praktijken vaak de vraag ontstaan over hoe het proces rondom de zorg zo optimaal mogelijk kan worden ingericht om de (administratieve) belasting op de therapeut te verlagen. Bij sommige praktijken zien we goede oplossingen en die delen we graag met elkaar. Zoals het direct online inplannen van een afspraak in de agenda van de fysiotherapeut. Hoe werkt dat online afspraken maken nu precies en wat levert het op? Hidde Heideman van Actifytaal Utrecht werkt al jaren met de online afsprakenplanner van SpotOnMedics en deelt graag zijn kennis en ervaring met ons.
“Meer dan 50% van onze afspraken wordt online ingepland.”
Doelgroep
Hidde: “Het online via de website kunnen inplannen van afspraken direct in de agenda van de fysiotherapeut werkt voor ons heel goed. Wij zitten met onze fysiotherapiepraktijk in hartje Utrecht in een gezondheidscentrum met andere disciplines, waar we ook veel mee samenwerken. Onze doelgroep zit sociaal economisch op redelijk hoog niveau en ook qua opleidingsniveau. Het is ook een relatief jonge doelgroep, variërend in leeftijd van 18 tot 35 jaar. Deze jonge stadsmensen houden van snel, snel, snel. Meer dan 50% van onze afspraken wordt online ingepland.”
“Ik blijf altijd de baas over mijn eigen agenda”
Agendabeheer
“Bij ons in de praktijk maken alle zeven therapeuten gebruik van de online afsprakenplanner. Wij hebben onze agenda’s volledig online open gezet, maar dat hoeft natuurlijk niet. Je kunt volledig je eigen agenda beheren, door bijvoorbeeld tijdstippen en/of dagen te blokken. Die worden dan niet getoond in de online agenda. Ook de tijdspanne om afspraken in te plannen kun je aangeven door een tijdslot in te stellen. Bijvoorbeeld een tijdslot van 24 uur. Als iemand om 19.00 uur ‘s avonds een afspraak wil inplannen krijgt hij de eerstvolgende mogelijkheid in de agenda te zien na die 24 uur, dus niet direct de volgende dag. Dat kan ik allemaal zelf bepalen en instellen, dus ik blijf altijd de baas over mijn eigen agenda.”
“Cliënten komen goed geïnformeerd de behandelkamer binnen”
Werkwijze
“Het werkt als volgt: mensen bezoeken onze website, klikken op ‘online een afspraak maken’. Vervolgens kunnen ze aangeven of ze voor de eerste keer komen of al een ‘account’ hebben. Iedereen die voor het eerst een afspraak bij ons maakt, krijgt een code waarmee ze toegang krijgen tot ons online portaal. Als mensen voor het eerst een afspraak willen inplannen, kiezen ze eerst voor de locatie. Vervolgens krijgen ze een lijst te zien van de beschikbare fysiotherapeuten met de bijbehorende specialisaties. Bij de keuze van de fysiotherapeut verschijnt de agenda met de beschikbare data. Wat ik merk is dat mensen vaak doorlezen op de website. Ze gaan vooraf even op onderzoek uit en navigeren ook vaak naar het onderdeel ‘ons team’ op onze website. Zo komen cliënten vaak al goed geïnformeerd in de behandelkamer. Bovendien, als cliënten inmiddels toegang hebben tot ons online portaal, zie je dat ze op deze manier afspraken blijven inplannen.”
“Het grootste voordeel van de online afsprakenplanner zit in de tijdsbesparing die het mij oplevert”
Voordelen
“Het grootste voordeel van de online afsprakenplanner zit in de tijdsbesparing die het mij oplevert. Ik hoef geen opvolging meer te geven aan een ingevuld contactformulier via de website. Dat hoef ik niet meer na te bellen. Het telefonisch maken van afspraken kost vaak een aantal minuten. Je moet van alles en nog wat invullen en als iemand dan ook nog eens een ingewikkelde naam heeft of e-mailadres, dan duurt het nog langer voordat je alles correct hebt ingevuld. Ik zie het ook als een stukje service naar de mensen toe. Ze zien direct wat de mogelijkheden zijn en kunnen op elk gewenst moment een afspraak inplannen en rekening houden met hun eigen agenda.”
Ideale manier van werken
“Als ik kijk naar mijn agenda van deze week, zie ik nu vijf nieuwe patiënten staan, waarvan er drie al deze week gepland staan. Voor volgende week zijn er vier van de vier voor de eerste keer online ingepland. Ik vind het een ideale manier van werken. Als je jezelf heel veel tijd wilt besparen, is deze manier van afspraken inplannen zeker aan te raden.”