Duo-interview met Lotte de Jong, innovatiemanager Zorg1 en Roosmarijn de Wit, kwaliteit- en projectmanager Zorg1.
Drie jaar geleden is Zorg1 voor het eerst naar buiten getreden met haar zorgprogramma systematiek. Bij de introductie van het programmawerken werd met argusogen naar Zorg1 gekeken. Dit is anno 2021 duidelijk ten positieve veranderd. De markt ziet in dat er verandering nodig is en ook vanuit Zorg1 wordt meer begeleiding geboden, wat meer houvast geeft aan praktijken. Zorg1 collega’s Lotte de Jong, innovatiemanager Zorg1 en Roosmarijn de Wit, kwaliteit- en projectmanager Zorg1, lichten toe waar Zorg1 nu staat, wat de toekomst gaat brengen en hoe Zorg1 haar klanten daarin faciliteert en begeleidt.
Kijkt de markt nu anders naar Zorg1 ten opzichte van drie jaar geleden?
Lotte: Het begint in de fysiotherapiemarkt steeds meer te landen dat er iets moet veranderen om de toekomst van fysiotherapie in het zorgstelsel op de juiste manier te positioneren. Het Zorg1 programmawerken wordt door zorgverzekeraars en praktijken vaker als het juiste antwoord gezien op zorgvraagstukken zoals: de juiste zorg op de juiste plaats, substitutie van de zorg en schaarste op de arbeidsmarkt.
Ons doel is om fysiotherapie verder te brengen en een goede toekomst te bieden. We willen een omgeving creëren voor onze praktijken om succesvol innovaties door te voeren en ervoor zorgen dat landelijke en regionale beleidskeuzes goed vertaald kunnen worden naar de werkvloer. Zo is Zorg1 nu met zorgverzekeraars in gesprek hoe digitalisering goed kan landen in de fysiotherapiepraktijken.”
“Het implementeren is echt een vak apart. Hierin begeleiden wij praktijken vanuit Zorg1 nu veel intensiever.” – Lotte
Is er intern bij Zorg1 ook veel veranderd? Wat zijn de belangrijkste lessons learned?
Lotte: “De belangrijkste lesson learned is dat het implementeren een vak apart is. Het is voor veel praktijken een andere manier van werken. Dit vraagt een gedragsverandering van praktijkeigenaren en therapeuten. Als het balletje bij een praktijk gaat rollen, komen er steeds meer zaken die in de praktijk moeten veranderen. Denk hierbij aan de verloning, het declaratieproces en het inrichten van het epd. Wij hebben geleerd dat praktijken hier echt hulp bij kunnen gebruiken. We hebben hierop geanticipeerd door de implementatie nog meer inhoud te geven om organisaties te veranderen zodat zij innovatie aankunnen.”
Wat maakt het programmawerken zo anders voor praktijken dan het regulier behandelen?
Roosmarijn: “De huidige financieringsvorm is geen veilige omgeving voor praktijken om verder in door te kunnen ontwikkelen. Een praktijk is nu afhankelijk van hoe vaak een patiënt komt of de ruimte die een therapeut heeft in zijn of haar agenda. Met een vast budget voor een traject, is er ruimte om andere vormen van zorg aan te bieden. Dit geeft meer vrijheid en efficiëntie.”
Lotte: “Als je als praktijkeigenaar een half uurtje per dag inplant om met de therapeuten na te denken hoe je een programma kunt vormgeven, dan zul je zien dat je veel efficiënter met het agendabeheer om kunt gaan. Als je het programmawerken goed inricht, is het als team super leuk om ermee te werken en valt er genoeg winst uit te halen. Uit onderzoek komt naar voren dat praktijken die meer tijd aan innovatie besteden meer rendement en meer bestaansrecht hebben.”
“Meer innovatietijd, betekent meer rendement!” – Lotte
Er zijn al meerdere zorgprogramma’s beschikbaar voor praktijken. Wat hebben jullie nog voor de markt en praktijken in petto?
Lotte: “Komend jaar richten wij ons vooral op het optimaliseren van onze service, programma’s en data-inzichten. Dat betekent:
- Het nog meer verbeteren en optimaliseren van onze huidige programma’s en de systematiek erachter, zodat het includeren makkelijker wordt. Hiervoor zijn wij ook in continu overleg met de epd-leveranciers en zorgverzekeraars.
- Meer inzicht geven aan onze praktijken over de verzamelde data. Hoe doet uw praktijk het ten opzichte van andere praktijken? We zijn hiervoor een dashboard aan het ontwikkelen.
- Nog meer service verlenen bij het implementeren van onze programma’s. Dit doen wij onder andere door veel tools aan te reiken die houvast bieden, dit wordt steeds verder uitgebreid.
Stilstand is achteruitgang. Wij zijn dan ook achter de schermen aan het kijken naar programma’s over de lijnen heen. Het doel hierbij is dat wij binnen de 1,5 lijn de fysiotherapeut ook echt de juiste plek geven door om de patiënt heen de benodigde zorg te formuleren.”
Waar moeten praktijken aan voldoen om te werken met de Zorg1 programma’s?
Lotte: “Praktijken moeten in elk geval openstaan voor vernieuwing en willen investeren in verandering. Er moeten organisatorisch dingen veranderd worden. Dit gaat niet vanzelf. Het helpt enorm als een praktijkeigenaar er zelf enthousiast over is en de meerwaarde van vernieuwing inziet. Vervolgens is het onze rol om praktijken zo goed mogelijk te begeleiden en coachen in het proces.”
Stel een praktijk meldt zich aan voor Zorg1, hoe gaat dat proces?
Roosmarijn: “Een praktijk hoeft nog niet direct te voldoen aan de gestelde criteria, daar begeleiden wij bij. Met het praktijkmanagement wordt op maat doorgenomen welke stappen er genomen gaan worden gedurende het gehele implementatieproces. Vervolgens kunnen wij, vanuit de behoefte van de praktijk, begeleiden op het gebied van dataverzameling en controles uitvoeren of de data op de juiste manier wordt verzameld. Daarnaast krijgt een praktijk meteen toegang tot de Zorg1 app, het intranet waar veel belangrijke e-learnings opstaan en wordt de praktijk aangemeld voor de nieuwsbrief.
Hoe gaat het werken met de Zorg1 programma’s bij praktijken?
Lotte: “Tot nu toe krijgen wij verschillende reacties van praktijken terug. Sommige praktijken passen hun hele organisatie erop aan van aanmelden tot nabellen, verloningsstructuur en gebruiken de programma’s echt waar ze voor bedoeld zijn. Ze zien binnen het programmawerken de vrijheid voor de therapeut en meer mogelijkheden om hun cliënten te begeleiden. Dit is wat wij nastreven voor alle praktijken. Dit is ook een kwestie van tijd en de juiste mindset. Een praktijk moet dan ook zeggen ‘ik ga er echt voor’.”
Roosmarijn: “Het hangt ook af van de innovatiekracht en de praktijken zelf. Bij steeds meer praktijken gaat het werken met de Zorg1 programma’s heel goed, maar bij sommige praktijken kost het gewoon meer tijd. Het is een verandering en elke verandering of nieuw project daar moet tijd in geïnvesteerd worden om het succesvol te maken. Als een praktijk het programmawerken als een project aanpakt dan is het goed te doen. Alleen dat zijn niet alle praktijken gewend.”
“Samen met zorgverzekeraars stellen wij patiënt correspondentie op, we verwachten dat dit veel gaat oplossen voor praktijken” – Lotte
Waar struikelen praktijken over?
Lotte: “Er zijn een aantal heikele punten, waar regelmatig over gestruikeld wordt. Dit gaat met name om de declaraties. Bij patiënten worden nog steeds zittingen afgeschreven, terwijl je als praktijk een vaste vergoeding krijgt voor een traject. We zijn nu samen met de zorgverzekeraars brieven aan het opstellen waarin wordt uitgelegd wat het programmawerken betekent voor de aanvullende verzekeringen. Vanuit deze brieven worden patiënten geleid naar een webpagina op de site van hun verzekeraar voor meer informatie. Praktijken kunnen zelf deze brief versturen of meegeven en de zorgverzekeraars gaan dit ook naar hun verzekerden communiceren. Wij verwachten dat dit heel veel gaat oplossen voor praktijken.”
Wat doet Zorg1 met de feedback van praktijken?
Roosmarijn: “Wij proberen zoveel mogelijk te doen met de feedback van praktijken. De feedback heeft ons ook gebracht waar wij nu staan met Zorg1 qua begeleiding en ondersteuning. Als er feedback is over de epd’s, dan nemen wij het op met de epd-leveranciers, is er feedback over het informeren van het team, dan proberen wij hier in mee te denken en zo kunnen wij nog heel veel voorbeelden noemen. Vanuit al deze feedback is een heel platform ontstaan aan begeleiding en ondersteuningsmogelijkheden vanuit Zorg1.”
Wat kunnen Zorg1 praktijken verwachten aan begeleiding en ondersteuning?
Roosmarijn: “In de begeleiding onderscheiden wij twee fases. De eerste fase is de implementatiefase waarbij alles in het teken staat van op de juiste manier data verzamelen en de zorgplannen implementeren. Als dit goed staat dan komt een praktijk in de fase van blijvend informeren en begeleiden.”
Begeleiding binnen de implementatiefase
Roosmarijn: “Direct vanaf het moment dat een praktijk besluit om met de Zorg1 programma’s te gaan werken, begeleiden wij de praktijk intensief. In eerste instantie vinden er afspraken plaats met het management. Tijdens deze gesprekken brengen wij goed in kaart waar de praktijk op dat moment staat, zodat wij weten welke begeleiding er vanuit onze kant nodig is en hoe wij verder kunnen ondersteunen.”
Praktijken persoonlijk begeleiden
Roosmarijn: “Vervolgens gaan wij aan de slag met de dataverzameling, bieden wij teamscholing aan en adviseren wij praktijkeigenaren hoe zij hun team zelf ook actief kunnen informeren en motiveren. Elk kwartaal volgt er een kwartaal-analyse om te zien of de praktijk voldoet aan de gestelde criteria. De implementatiefase helpt praktijken om de stap van juiste dataverzameling te maken. De dataverzameling moet als vereiste vanuit de verzekeraar door een onafhankelijke auditor getoetst worden voordat de stap naar vergoedingsafspraken gemaakt kan worden.
Afstemsessies
Lotte: “ Er is een betrokken relatie met onze Zorg1 praktijken. We organiseren elke week een afstemsessie met een bepaald thema. Praktijken komen bij elkaar om over het thema te praten. Dit werkt erg goed. Deze maand staan de afstemsessies bijvoorbeeld helemaal in het teken van de nieuwe contracten. Zorg1 praktijken krijgen nu tijdens de afstemsessies de kans om elke week alle vragen te stellen aan een zorginkoper.”
Denktank
Lotte: “Verder hebben wij een Denktank opgericht met tien Zorg1 praktijken die meedenken over de overkoepelende zaken, waar we naartoe willen en wat de volgende stappen zijn. Hier kunnen geïnteresseerde Zorg1 praktijken aan participeren zodat je helemaal betrokken wordt. Wij vinden het heel fijn om deze feedback vanuit praktijken te horen, zeker de praktische haalbaarheid van ideeën.”
Raad van Advies
Lotte: “Tevens hebben we sinds kort een Raad van Advies. De Raad van Advies helpt ons kritisch te kijken naar wat wij zelf aan het doen zijn. Hier neemt Prof. Cindy Veenhof, Ron Ewals van VGZ, Gerard Boschman van Intramed en praktijkeigenaar Robert van Cingel van SMC Papendal aan deel. Met de Raad van advies brengen wij onderzoek, dataverzameling, zorgverzekeraar en praktijk bij elkaar om beslissingen van alle invalshoeken te bekijken.”
E-learning platform en Zorg1 app
Roosmarijn: “We hebben speciaal om praktijken blijvend houvast te kunnen bieden een e-learning platform ontwikkeld. De e-learnings zijn op drie niveaus ingedeeld: praktijkeigenaar, therapeut en front- en backoffice. Het maakt onderdeel uit van ons intranet. Hier staat nog meer relevante informatie op, zoals veelgestelde vragen, patiënt correspondentie en contractvoorwaarden per zorgverzekeraar. Ook hebben wij een mobiele app waar wij vanuit Zorg1 informatie delen met praktijken, maar praktijken ook zelf in contact kunnen treden met andere Zorg1 praktijken.”
“Wij bieden op elke mogelijke manier hulp en handvatten om praktijken toekomstbestendig te maken en houden.” – Roosmarijn
Heb je nog tips voor praktijken?
Roosmarijn: “Ik heb er een aantal vanuit onze lessons learned.
- Begin zo snel mogelijk met data-verzamelen, ook als je twijfelt om met het programmawerken te starten. Dan wordt het alleen maar makkelijker om je audits en financiering te behalen als u er helemaal klaar voor bent.
- Schakel vooral onze hulp in. We hebben contacten met alle praktijken en daarmee delen we ook de ervaring van alle praktijken.
- Maak gebruik van onze hulptools.
Lotte: “Zie het Zorg1 programmawerken als een project, waar u tijd voor vrij plant. Zie het niet als iets wat je tussen de bedrijven door er een beetje bij doet.”